Рубрики Основными претендентами на должность ассистента руководителя остаются студенты и выпускники ВУЗов, для которых такая работа становится хорошим стартом карьеры. Несмотря на большое количество кандидатов, мало кто из них достаточно компетентен для этой позиции, и топ-менеджерам приходиться соглашаться на то, что есть. На что следует обратить внимание топ-менеджеру при выборе «идеального ассистента»?
При оценке кандидата первым делом смотрите на его резюме. Здесь надо обратить внимание на такие пункты, как: грамотность в составлении резюме, качественное фото и образование (должно быть высшее и желательно профильное в той сфере бизнеса, в которую кандидат хочет устроится на работу). Хорошим показателем будет наличие дипломов и сертификатов курсов ассистентов и секретарей или тренингов на такие темы, как: документооборот, компьютерная грамотность, персональная эффективность, правила ведения переговоров, деловой этикет. Если уже есть опыт работы помощником — это большой плюс. Отдать предпочтение следует кандидату со знанием иностранного языка, поэтому просите, чтобы кандидат отправил вам резюме на заявленном иностранном.
На профиле в социальных сетях сделать особый акцент. Чтобы человек ни говорил, а в сетях прекрасно видны его принципы, жизненные приоритеты, с кем и как он общается и чем на самом деле интересуется.
Вторичный отбор — это собеседование. При встрече обратите внимание на внешний вид кандидата, ведь это ваше будущее лицо. Однозначно должен присутствовать сдержанный, деловой стиль. Дорогие модельные вещи и украшения, слишком откровенный наряд, неряшливость — не соответствуют профессиональному имиджу помощника руководителя и пусть это будет для вас сигналом, что перед вами человек, который свою роль не понимает.
Также прислушайтесь к грамотности речи, насколько четко и понятно кандидат излагает свои мысли. Это крайне важный аспект, поскольку ассистенту предстоит общаться с вашими партнерами, коллегами, подчиненными и близкими. Он должен уметь находить со всеми общий язык и четко доносить свои мысли. Если кандидат заявляет, что он знает, как русский, так и украинский, обязательно проверьте, пообщавшись с ним на обоих языках.
Для того, чтобы проверить профессиональные качества кандидата, можно применить такой ряд заданий:
- расспросите о предыдущей работе и о предыдущем руководителе, если кандидат начнет рассказывать лишнее, лучше с таким человеком не работать. Ассистенту важно никогда не выдавать служебную информацию, тем более информацию о своем шефе;
- подготовьте документ и дайте ему на проверку, это позволит оценить грамотность и внимательность;
- дайте задание подготовить приказ и распоряжение. Ассистент обязан знать все атрибуты распорядительных документов и уметь их составлять;
- пусть при вас проведет телефонные переговоры с соблюдением всех стандартов: представится, узнает, как зовут респондента, получит от него ответы на все интересующие вопросы, вежливо откажет в просьбе и т.п.;
- дайте задание спланировать мероприятие: встречу, поездку, поход в ресторан, заседание;
- пусть закроет глаза и опишет, где и что находится в помещении, в котором идет собеседование. Также можно попросить зайти и выйти кого-то из сотрудников, а кандидат пусть опишет их внешность или последовательность действий. Этот тест позволит понять, насколько хорошо развита память и внимательность;
- дайте устное задание в 3-4-х предложениях и попросите его делегировать сотруднику, сидящему в соседней комнате. Как результат, вы увидите, есть ли у кандидата понимание вашего поручения и умеет ли он грамотно поручать задачи другим работникам;
- для помощника особенно важно уметь «добиваться своего» в пользу руководителя: договариваться о скидке, отстаивать позицию, требовать информацию, иногда буквально заставлять других людей сделать то, что они не хотят. Проверить это качество можно также небольшим заданием, и тут да прибудет с вами фантазия;
- если умение приготовить и подать кофе важно, то стоит протестировать и этот навык тоже.
И помните, если вы с помощником тратите такое же количество времени на выполнение задач, что и без него, — его смело можно считать неэффективным вложением. Как говорил министр торговли США Малкольм Болдридж: «Хороший ассистент экономит своему начальнику больше времени, чем служебный сверхзвуковой самолет».